祝電依頼ってどうすればいいの？

取引先に祝電依頼をする前に、まずは依頼する取引先のリストを上司に確認してもらいましょう。取引先の中には、今後取引をしなくなる予定がある場合や、関係が良好ではない会社がある可能性もあります。祝電の依頼は、本来の業務から離れたお願いになるので、厚い信頼関係を築いている取引先に依頼することが理想です。

祝電依頼をするときには、取引先の担当者に祝電をお願いしたい旨を伝えます。ただし、取引先の担当者によっては、社内の規定や事情から、その担当者の上司への確認が必要であったり、個人での対応が難しかったりすることが想定されます。そのため祝電依頼をする際は、ある程度期間に余裕をもって依頼しましょう。また、本来祝電は、自主的に送るものであるので、相手に無理な要求となってしまわないよう、丁寧な依頼を心がける必要があります。

祝電を依頼するにあたっては、祝電を受け取る当事者の名前や役職、式典の日程や場所などに関する情報を祝電の依頼先に伝える必要があります。口頭で伝える場合は、聞き間違えなどで情報が正確に伝わらないことがあるので、先方の手間をかけないためにもメールかFAXで詳細を送付するとスムーズです。

祝電依頼をして、依頼先の会社から祝電が届いたときには、必ず取引先にお礼の連絡を入れます。お礼の連絡は時間をあけず、なるべく早くするようにしましょう。祝電依頼を受けてくれた取引先はリスト化しておき、先方から同様の依頼があったときに応じることができるように上司にも報告をしておきます。祝電を送る側となった場合、会社として送ることを踏まえ、書き方やマナーには注意が必要です。詳しくは以下のリンクをご参照ください。
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